Claim Management

Ein für Verbraucher allgemein relativ unbekannter Begriff ist das Claim Management. Der Claim ist in der Regel entweder eine Forderung oder alternativ ein Änderungswunsch, der auf Seiten eines Partners gegenüber dem Auftraggeber oder Auftragnehmer besteht. Ein derartiger Claim führt in der Regel dazu, dass vom ursprünglichen Projektauftrag abgewichen wird. Diese Abweichungen können zum Beispiel Kosten, Ergebnisse oder auch Termine betreffen. Worum es sich in dem Zusammenhang bei dem Claim Management handelt, möchten wir im folgenden Beitrag näher erläutern.

Was ist das Claim Management?

Das Claim Management beinhaltet im Wesentlichen, wie eine Abweichung von bereits vereinbarten Leistungen auf der einen Seite belegt und auf der anderen Seite seitens einer Partei nachgefordert werden kann. Häufig wird alternativ statt vom Claim Management vom Nachforderungsmanagement gesprochen. Definiert wird dieses Management mit der Überwachung sowie der Beurteilung von Änderungen.

Darüber hinaus beinhaltet das Nachforderungsmanagement ebenfalls, dass durch die Abweichungen entstehenden wirtschaftlichen Folgen ebenfalls identifiziert werden. In der Praxis kommt das Claim Management normalerweise dann zum Einsatz, wenn die Abweichungen vom geplanten Projektablauf von anderen Parteien zu verantworten sind, bei denen es sich der Regel um externe Partner handelt.

Was sind die Ursachen von Nachforderungen?

Da es sich beim Claim Management gleichsam um ein Nachforderungsmanagement handelt, ist es wichtig zu wissen, welche Ursachen Nachforderungen generell haben können. Voraussetzung ist stets ein bereits abgeschlossener Auftrag, sodass Änderungen und Nachträge erst im Nachhinein entstehen. Dafür gibt es unter anderem die folgenden Ursachen:

• Unzureichende Spezifizierung des Projektauftrages
• Fehler in der Planung
• Nicht vorhersehbare Umstände, beispielsweise Naturkatastrophen
• Änderungswünsche bezüglich Lieferung oder Umfang der Leistung

Im Gegensatz zu den genannten Ursachen zählen im Auftrag bereits erfasste Erweiterungen nicht zu den Nachforderungen.

Wie läuft das Claim Management ab?

Das Claim Management folgt in den meisten Fällen einem bestimmten Ablauf, der wiederum aus den folgenden Rubriken zusammengesetzt wird:

• Identifikation
• Bewertung
• Geltendmachung

Mit der Identifikation ist gemeint, dass zunächst einmal die angeblich fehlenden oder zu ändernden Leistungen identifiziert werden müssen. Oft kommt es in dem Zusammenhang zu Streitigkeiten zwischen den Parteien, sodass mitunter Kompromisse notwendig sind.

In der zweiten Phase geht es dann um die Bewertung, in welchen Zuständigkeitsbereich die Fehler oder Nachforderungen fallen. Es geht also bei der Bewertungsphase vor allem darum, die entsprechenden Verantwortlichkeiten zu klären. Dies ist insbesondere wichtig, um die zusätzlich entstehenden Kosten entsprechend zuordnen zu können.

In der dritten Phase des Claim Managements geht es um die Geltendmachung. Das bedeutet, dass die entsprechenden Nachforderungen an den Verantwortlichen kommuniziert und – in der Regel schriftlich – geltend gemacht werden. Dazu gehört unter anderem eine ausführliche Beschreibung nebst der Begründung, worin die Abweichungen bestehen und warum diese nachzubessern sind.

Welche Strategien gibt es beim Claim Management?

Das Claim Management ist keine einheitliche Richtlinie, sodass Unternehmen teilweise unterschiedlich vorgehen. In dem Zusammenhang gibt es verschiedene Strategien, die dem Durchsetzen der Ansprüche im Zuge des Claim Managements dienen. Häufig wird zwischen zwei Hauptstrategien unterschieden, nämlich zwischen den aggressiven und den defensiven Claim-Strategien.

Bei einer aggressiven Strategie ist es möglich, selbst kleinste Abweichungen zu bemängeln und eine sofortige Nachbesserung einzufordern. Die defensive Strategie ist dementsprechend vorsichtiger und zielt auf eine einheitliche Verständigung und Problemlösung ab. In dem Fall wird in der Regel nur die Nachbesserung besonders deutlicher Abweichungen eingefordert.