Prokurist

Bei vielen Unternehmen sind es nicht immer nur die Geschäftsführung oder die Gesellschafter, die vertretungsberechtigt sind. Darüber hinaus gibt es häufig weiteren Mitarbeiter, die ebenfalls in gewissem Umfang für die Firma handeln dürfen. Dazu zählen in erster Linie zum einen die Handlungsbevollmächtigten und zum anderen die Prokuristen. In unserem Beitrag erfahren Sie, worum es sich bei einer Prokura bzw. bei einem Prokurist handelt. Ferner gehen wir darauf ein, welche Arten von Prokura es gibt, welche Unternehmen eine solche Vollmacht erteilen dürfen und welchen Sinn und Zweck diese Bevollmächtigung prinzipiell hat.

Was ist ein Prokurist?

 

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Beim Prokurist handelt es sich um eine Person und gleichzeitig um einen Mitarbeiter eines Unternehmens, der seitens der Geschäftsführung eine Prokura erhalten hat. Der Prokurist darf demzufolge sein Unternehmen im Innen- und Außenverhältnis vertreten, wobei nur wenige Rechtsgeschäfte in der Regel von der Prokura ausgeschlossen sind. Demzufolge hat der Prokurist eine umfangreiche Weisungsbefugnis und steht von der Hierarchie her normalerweise direkt unterhalb der Geschäftsführung.

Was ist eine Prokura?

Die Bezeichnung Prokura stammt aus dem Italienischen und bedeutet soviel wie „Für etwas Sorge tragen“. In der Praxis beinhaltet eine Prokura gegenüber der bevollmächtigten Person das Recht, dass diese im Namen und Auftrag des Unternehmens bestimmte Rechtshandlungen vornehmen darf. Bei der Prokura handelt sich demzufolge um eine Bevollmächtigung seitens der Geschäftsführung, die vor allen Dingen auf den Paragraphen 48 bis 58 HGB basiert.

Welche Prokura Arten existieren?

In der Praxis gilt die Prokura sowohl im Innen- als auch im Außenverhältnis, sie kann allerdings im Innenverhältnis eingeschränkt werden. Daraus wiederum resultiert, dass es in der Praxis die folgenden drei Prokura Arten gibt:

• Einzelprokura
• Gesamtprokura
• Filialprokura

Besonders gängig und weit verbreitet ist die Einzelprokura. Diese besagt, dass der entsprechende Prokurist alleine das Unternehmen vertreten darf. Er kann also Entscheidungen treffen und Rechtshandlungen vornehmen, ohne sich zuvor mit anderen Prokuristen oder sonstigen Entscheidungsträgern koordinieren zu müssen.

Eine andere Form der Prokura ist die sogenannte Gesamtprokura. Das ist eine Vollmacht, die seitens des Geschäftsführers an mehrere Prokuristen erteilt wird. Der Unterschied zu Einzelprokura besteht daher darin, dass die entsprechenden Prokuristen ihre Handlungen ausschließlich in Absprache miteinander durchführen dürfen.

Eine dritte Art von Prokura ist die Filialprokura. Diese beinhaltet, dass die Bevollmächtigung des Prokuristen auf eine einzelne oder mehrere Filialen begrenzt ist, die klar definiert werden. Das Pendant ist die Generalprokura, mittels derer die Prokuristen über alle Filialen vertretungsberechtigt sind.

Welche Befugnisse haben Prokuristen?

Die Befugnisse eines Prokuristen erstrecken sich für gewöhnlich auf die sogenannten üblichen Rechtsgeschäfte. Dabei handelt es sich um sämtliche, rechtsverbindliche Geschäfte, die zum üblichen Geschäftsbetrieb des jeweiligen Unternehmens gehören. Zu den Befugnissen, die eine Prokura für gewöhnlich beinhaltet, zählen unter anderem:

• Eingehen von Verbindlichkeiten
• Zeichnung von Wechseln
• Prozessführung
• Arbeitsverträge abschließen
• Beschäftigungsverhältnis kündigen
• Aufnahme von Krediten
• Gründung von Niederlassungen

Demgegenüber sind es die nicht üblichen Rechtsgeschäfte, die ausschließlich den Gesellschaftern oder der Geschäftsführung vorbehalten sind. So dürfen Prokuristen beispielsweise für das Unternehmen keine Insolvenz beantragen, keine Eide leisten, nicht anderen Mitarbeitern eine Prokura erteilen und auch keine Steuererklärung für das Unternehmen unterzeichnen.

Welche Unternehmen dürfen Prokuristen ernennen?

Bei der Prokura handelt es sich um eine sogenannte handelsrechtliche Vollmacht. Das wiederum bedeutet, dass die Bevollmächtigung in erster Linie auf Kaufleute nach dem HGB begrenzt ist. Daher muss eine bestimmte Unternehmensform vorhanden sein, damit Prokuristen ernannt werden dürfen. Zu den typischen Unternehmensformen, bei denen das möglich ist, zählen in erster Linie:

• AG
• GmbH
• OHG
• KG
• GmbH & Co. KG

Demgegenüber dürfen insbesondere Freiberufler, nicht im Handelsregister eingetragene Selbstständige, eingetragene Vereine und GbRs keine Prokura erteilen.

Was sind die Aufgaben eines Prokuristen?

Zunächst einmal sich die Aufgaben eines Prokuristen daraus, was dieser aufgrund seiner Prokura an Handlungen ausführen darf. So gehört es zum Beispiel zu den wesentlichen Aufgaben eines jeden Prokuristen, die Geschäfte in gewissem Umfang zu leiten und vor allem als Stellvertreter für das eigene Unternehmen zu fungieren. Eine wichtige Aufgabe ist daher die Vertretung der Gesellschaft nach Außen, was sowohl rechtliche Handlungen als auch das Repräsentieren als solches beinhaltet. Darüber hinaus ist ein Prokurist oftmals für die Erledigung des Schriftverkehrs verantwortlich sowie für finanzielle Angelegenheiten, wie zum Beispiel die Überwachung von größeren Zahlungen. Zusätzlich gibt es weitere, sehr typische Aufgaben von Prokuristen, wie zum Beispiel:

• Aufnahme von Krediten und anderweitigen Verbindlichkeiten
• Zuteilung von Handlungsvollmachten
• Führung des Geschäftsverkehrs
• Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern
• Zeichnung von Wechseln
• Prozessführung (falls notwendig)

Die Aufgaben eines Prokuristen umfassen demzufolge zusammengefasst alle gewöhnlichen Handlungen, die in Verbindung mit dem Unternehmen stehen, jedoch nicht außergewöhnliche Rechtsgeschäfte, die das Eigentum der Gesellschaft berühren. So ist ein Prokurist zum Beispiel nicht dazu berechtigt, die Firma zu verkaufen und daher gehört dies selbstverständlich nicht zu seinen Aufgaben.

Wofür wird eine Prokura benötigt?

Zunächst einmal ist es natürlich für kein Unternehmen vorgeschrieben, einen der Mitarbeiter zum Prokuristen zu ernennen. Daher stellt sich die berechtigte Frage, wofür eine Prokura überhaupt benötigt wird. In erster Linie entscheiden sich daher manche mittelständische, vor allen Dingen jedoch größere Unternehmen dafür, einen oder mehrere Mitarbeiter zu Prokuristen zu ernennen. Die ausgeführte Prokura soll insbesondere die Unternehmensleitung entlassen.

Dies geschieht dadurch, dass der Prokurist weitreichende, rechtliche Handlungen vornehmen kann, die ansonsten ausschließlich den Gesellschaftern oder der Geschäftsführung vorbehalten wären. Da der Prokurist auch mit relativ alltäglichen Aufgaben befasst ist, wie zum Beispiel dem Einstellen neuer Mitarbeiter oder auch mit der Aufnahme von Krediten, wird die Prokura demzufolge aus Sicht der Unternehmensführung vor allem zur eigenen Entlastung ausgestellt.

Was sollten Prokuristen zur Haftung wissen?

Ein nicht ganz einfaches Thema ist die Haftung von Prokuristen, da es in dem Fall häufig auf den Einzelfall ankommt, ob und in welchem Umfang der jeweilige Prokurist aufgrund seiner Prokura in die Haftung genommen werden kann. Grundsätzlich gilt, dass die sogenannte Prokura-Haftung ausschließlich während der Arbeitszeit zur Anwendung kommt. Anders ausgedrückt: Der Prokurist haftet natürlich nicht für Handlungen, die er während seiner Freizeit durchführt. Darüber hinaus muss bei der Haftung in der Regel zwischen den folgenden Begebenheiten differenziert werden:

• Leichte Fahrlässigkeit
• Mittlere Fahrlässigkeit
• Grobe Fahrlässigkeit
• Vorsatz

Bei einer leichten Fahrlässigkeit ist es meistens auch bei Prokuristen so, dass diese nicht in die Haftung genommen werden. Stattdessen müsste dann das Unternehmen, entweder mit seinem Unternehmensvermögen oder zum Teil mit dem Privatvermögen der Gesellschafter, für einen Schaden haften. Bei mittlerer Fahrlässigkeit müssen Prokuristen oft anteilig haften, bei grober Fahrlässigkeit jedoch nicht selten in vollem Umfang. Das gilt selbstständig ebenfalls unter der Voraussetzung, dass der Prokurist vorsätzlich falsch gehandelt und somit einen Schaden herbeigeführt hat. Zu beachten ist, dass die Prokuristen-Haftung sich ferner auch auf die Geschäftspartner des Arbeitgebers erstreckt.

Trotz den üblichen Regelungen hängt es normalerweise vom Einzelfall ab, ob Prokuristen haften und wenn ja, in welchem Umfang. Ferner kommt es unter anderem darauf an, ob der Prokurist faktisch die Geschäftsführung übernimmt. Dann spricht man von einer sogenannten Haftungsfalle, die dazu führen kann, dass Prokuristen ähnlich wie Geschäftsführer in die Haftung genommen werden. Darüber hinaus ist stets bei der Haftungsfrage zu erörtern, ob für die entsprechende Handlung eine ausreichende Vollmacht im Zuge der Prokura bestand oder nicht. Prokuristen dürfen nämlich trotz ihrer Prokura nicht zum Nachteil des Unternehmens handeln, auch wenn sie rechtlich dazu eventuell befugt wären.

Wo befindet sich der Prokurist im Organigramm?

Das Organigramm stellt den Aufbau des Unternehmens dar, insbesondere im Hinblick auf Hierarchie und Weisungsbefugnisse. An der Spitze eines Organigramms steht für gewöhnlich die Unternehmensführung, also zum Beispiel Gesellschafter und Geschäftsführer. Normalerweise findet man Prokuristen im Organigramm direkt unterhalb der Geschäftsführung. Neben dieser ist der Prokurist demzufolge nicht von anderen Mitarbeitern weisungsbefugt.

Wer darf Prokurist sein?

Festgelegt ist, dass es sich beim Prokuristen ausschließlich um eine natürliche Person handeln kann. Darüber hinaus muss der Prokurist volljährig bzw. genauer gesagt voll geschäftsfähig sein. Es gibt nämlich einige Ausnahmen, in denen volljährige Personen trotzdem nicht voll geschäftsfähig sind, zum Beispiel bei einer unter Vormundschaft stehenden Person. Eine Prokura kann dementsprechend weder einer juristischen Person noch Minderjährigen ausgestellt werden. Darüber hinaus ist es ebenfalls nicht möglich, dass sich der Geschäftsinhaber selbst eine Prokura erteilt. Auf der anderen Seite ist es kein Problem, den folgenden Personen eine Prokura zu erteilen, die nicht zu den gewöhnlichen Mitarbeitern zählen:

• Kommanditisten
• Stille Gesellschafter
• Persönlich haftender Gesellschafter, der im Unternehmen von dessen Vertretung ausgeschlossen ist

Welches Einkommen erzielt ein Prokurist?

Eine spannende Frage ist für Prokuristen die, welches Einkommen aufgrund der Bevollmächtigung zu erzielen ist. Immerhin gibt die Unternehmensführung dem Prokuristen einen Vertrauensvorschuss und die Position ist mit einer großen Verantwortung bestückt. Aus dem Grund liegt das durchschnittliche Jahreseinkommen bei Prokuristen selbstverständlich höher als bei gewöhnlichen Mitarbeitern und meistens ebenfalls als bei Team- und Abteilungsleitern.

Abhängig ist das Einkommen unter anderem ferner von der Branche und natürlich spielt auch die Wirtschaftskraft des Unternehmens eine große Rolle. Im Durchschnitt betrachtet erzielen Prokuristen momentan ein Bruttojahreseinkommen zwischen 70.000 und 100.000 Euro. Dabei verdienen insbesondere die Prokuristen in der Chemiebranche mit durchschnittlich 120.000 Euro im Jahr mehr als in anderen Branchen.

Wie muss ein Prokurist unterzeichnen?

Bezüglich der Unterzeichnung von Verträgen und anderen Schriftstücken gibt es im Hinblick auf den Prokuristen Vorschriften. So ist insbesondere im Paragraphen 51 des Handelsgesetzbuches festgelegt, dass die Unterzeichnung so zu erfolgen hat, dass nicht nur der Unternehmensname genannt werden muss, sondern ebenfalls der Prokurist mit Namen sowie einem Zusatz. Das ist ein zusätzliches Kennzeichen, dass die Person in ihrer Funktion als Prokurist unterschreibt. Für gewöhnlich wird daher unter den Vertrag der Zusatz „ppa“ vor den Namen des Prokuristen gesetzt. Diese Abkürzung bedeutet soviel wie „per Prokura“.

Einfach an einem Video erklärt:

 

Wo findet die Eintragung von Prokuristen statt?

Wer eine Prokura erhalten hat, wird als Prokurist im Handelsregister eingetragen. Allerdings ist zu beachten, dass die Prokura grundsätzlich auch ohne eine derartige Eintragung rechtlich wirksam ist. Trotzdem ist die Eintragung des Prokuristen ins Handelsregister dringend zu empfehlen, und zwar aus folgendem Grund: Ist noch keine Eintragung vorgenommen worden, muss ein Geschäftspartner des Unternehmens bei eventuellen Schäden und Streitfällen die Prokura nicht gegen sich gelten lassen. Er kann sich dann zum Beispiel nicht vorwerfen lassen, dass er Geschäfte mit einem Mitarbeiter gemacht hätte und nicht gewusst hat, dass es sich um einen Prokuristen handelte.