Intensiver Kontakt gibt Steuerberatern die Gelegenheit, ihre Mandanten in die digitale Welt einzuführen – angefangen von der Bereitstellung der Buchhaltungsunterlagen, über deren Verarbeitung bis hin zur Auswertung. Über digitale Prozesse eröffnen sich neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Um uns herum wird ein Lebensbereich nach dem anderen digitalisiert. Selbstfliegende Taxi-Drohnen sind in Dubai seit Beginn des Jahres 2018 Realität, Autos werden mittlerweile per App gemietet und unser Wohnzimmer ist vernetzt wie nie zuvor. Ein Ende ist noch lange nicht in Sicht. Im Finanzbereich ist der Einsatz von Papierrechnungen weiterhin sehr hoch, aber seien wir realistisch: Das wird bald ein Ende haben!
Digitale Rechnungen, intelligente Softwaresysteme und ein um 90 Prozent reduzierter Buchhaltungsaufwand in kleinen und mittleren Unternehmen werden stattdessen den Alltag dominieren.Diese Entwicklung hat massive Auswirkungen auf die Struktur von Steuerkanzleien. Steuerberater sollten also schon heute die Vorbereitungen treffen, um morgen nicht von der Digitalisierung überrollt zu werden.
Schwachpunkte in nicht digitalen Prozessen
Viele KMU haben Probleme im Finanzbereich. Doch weshalb ist das so? Vor allem in diesem Bereich fehlt den Betrieben auf der einen Seite oftmals das Know-how, auf der anderen Seite mangelt es an den Mitteln, die es möglich machen würden, eine eigenständige Finanzabteilung mit entsprechender Software einzurichten. Der unternehmerische Fokus liegt eher auf Produktion, Produktentwicklung sowie dem Vertrieb. Daher sind Mitarbeiter im Finanzsektor zu sehr damit beschäftigt, Unterlagen wie Rechnungen, Belege, Verträge und sonstige Dokumente zusammenzustellen.
Als Ergebnis bleibt zu wenig Zeit für ein strukturiertes Management dieser Prozesse. Dadurch schleichen sich Fehler ein, die lange Zeit unbemerkt bleiben – was die Betriebe wiederum Geld kosten kann. Hier nehmen Steuerberater eine bedeutende Rolle ein. Sie übernehmen sozusagen die interne Finanzabteilung des Unternehmens. Werden Sie sich dieser Verantwortung bewusst und unterstützen Sie Ihre Mandanten dabei.
Vier Problemfelder des Finanzwesens bei KMU
Darstellungsfehler
Quelle: CANDIS GmbH
Durch digitale Prozesse einen Mehrwert für Mandanten schaffen
So können Sie Ihren Mandanten in verschiedenen Bereichen helfen und Ihren eigenen Arbeitsaufwand dabei sogar noch minimieren:
1. Automatisches Zusammenstellen von Buchhaltungsunterlagen
Stellen Sie Ihren Mandanten Software zur Verfügung, die ihre Buchhaltungsunterlagen automatisch strukturiert und einordnet. Der Vorteil: Sobald eine Rechnung in einem Online-Portal wie beispielsweise Amazon erscheint, wird diese automatisch heruntergeladen.
2. Automatisiertes Auslesen von Belegdaten
Damit Ihr Mandant keine Rechnungsdaten wie Fälligkeiten mehr einpflegen muss, stellen Sie ihm Software zur Verfügung, die das Auslesen von Belegdaten automatisch vornimmt. Ältere Software-Systeme nutzen zum Auslesen von Belegdaten OCR-Technologie. Neue Systeme bedienen sich dafür der Intelligenten Dokumentenextraktion. Bei dieser werden mithilfe hochmoderner Technologien zur semantischen Dokumentenanalyse, wie etwa maschinelles Lernen, Daten ausgelesen und interpretiert. Der Vorteil hierbei ist, dass die Erkennungsquoten um ein Vielfaches höher liegen — teilweise sogar bei 100 Prozent.
Intelligente Systeme lernen immer weiter und können relevante Daten selbstständig erkennen und validieren.
3. Eigenständige Kontierung
Liegen Belegdaten digital vor, kann ein Buchhalter diese verarbeiten und kontieren. Auf Basis dieser Eingaben lernt das System hinzu und verarbeitet nach einiger Zeit die Daten eigenständig. Auf lange Sicht kann die Buchhaltung so deutlich effizienter gestaltet werden.
4. Automatisches Abgleichen von Kontobewegungen und Belegen
Ihre Mandanten haben einen hohen Aufwand, wenn sie zwischen Kontobewegungen und Belegen abgleichen. Vergessen Sie nicht: Wenn es vorher zum Abgleich kam, kann Ihr Mandant Ihnen vollständige Unterlagen zur Verfügung stellen. Durch digitale Prozesse ist es möglich, schnell und zuverlässig zu kontieren. Mit einem System, in dem Kontoinformationen auf der einen und Rechnungsinformationen auf der anderen Seite zusammengeführt werden, weiß Ihr Mandant genau, zu welchen Positionen er noch Rechnungen nachliefern muss.
Digitalisieren ist mehr als nur Scannen von Dokumenten
Durch digitale Buchhaltungsprozesse ist es nicht nur möglich, tagesaktuelle Auswertungen und effizientere Prozesse vorzunehmen. Hinzu kommt, dass Rechnungen schneller auf inhaltliche und rechnerische Korrektheit geprüft werden können, wenn die Daten digitalisiert vorliegen. Digitale Daten ermöglichen erst die Automatisierung von Bezahlprozessen, Zuweisung von Kostenträgern und Freigabeprozesse. Das ist die Voraussetzung für einen automatisierten Workflow und Digitalisierung im Mittelstand wie in der Steuerberatung.
Praxisblick – So sieht ein digitaler Rechnungsfluss aus
Angenommen Ihr Mandant kauft etwas bei einem Online-Händler und erhält dafür eine Rechnung. Diese Rechnung wird von einem System automatisch heruntergeladen und auf Korrektheit überprüft. Zur Rechnung wird nun selbstständig ein Buchungsvorschlag erzeugt. Ein Buchhalter wird daraufhin informiert, dass eine neue Buchung zur Freigabe vorliegt. Zahlungsrelevante Daten werden von der Software extrahiert und in ein Zahlungssystem eingefügt. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Nachricht, dass eine neue Rechnung zur Freigabe vorliegt und kann diese auf inhaltliche Korrektheit prüfen und per Mausklick freigeben.
Das System erkennt die Freigabe und überweist die Rechnung zu einem definierten Zeitpunkt. Sobald die Rechnung über das angeschlossene Bankkonto bezahlt wird, erstellt das System automatisch die Buchung der Zahlung. Der Buchhalter muss nur noch deren Korrektheit bestätigen. Im Vergleich zu einem nicht-digitalen Prozess werden so sämtliche Dateneingaben eliminiert. Allein die abschließende Kontrolle der Daten erfolgt noch händisch.
Darstellungsfehler
Quelle: CANDIS GmbH
Diese Infografik zeigt Ihnen, wie Steuerberater mit CANDIS, einer entsprechenden Lösung, die klassischen Probleme der Buchhaltung von kleinen und mittleren Unternehmen lösen. Durch die automatisierten Prozesse können beim Mandanten 80 Prozent Zeit in der vorbereitenden Buchhaltung und bei Steuerberatern in der Kanzlei zwischen 30 und 50 Prozent der Zeit eingespart werden.
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