Projektmanagement-Software: Teamarbeit wird digital

Der Schreib­tisch ist voller Doku­mente. Alle paar Minuten kommt eine neue E-Mail und Sie haben keine Zeit, diese in Ruhe zu lesen, weil Sie zwischen Telefonaten und Meetings hin und her hetzen. Womit fange ich an? Welche Auf­gaben sind gerade am dringend­sten oder am wichtigsten?

Im täg­lichen Stress gilt es, den Über­blick zu wahren, Fristen und Prioritäten ein­zu­halten, sich neben­bei noch mit dem Team zu ver­ständigen und ab­zu­stimmen. Wie be­kommen Sie Ihre Heraus­forderungen ge­meistert? Projekt­management- und Collaboration-Tools können hier die großen Ver­bündeten im Kampf gegen das Chaos sein. Um Ihnen als Unter­nehmer hier eine Hilfe­stellung und einen fach­lichen Ein­blick zu bieten, er­läutert Denise Rütter, Redakteurin bei factro, die Vorteile einer Projekt­management-Soft­ware und wie ein solches digitales Tool Ihnen und Ihrem Team helfen kann.

Mit PM-Tools das große Ganze sehen

Eine der wichtigsten Fähig­keiten in der Arbeits­organisation und im Projekt­management: Den Über­blick be­halten. In vielen Büros ist Excel leider immer noch das führende Tool, mit dem Auf­gaben und Pro­jekte orga­nisiert werden. Laut einer Capterra Nutzer­studie aus 2018 ver­wenden über 50 Prozent der deutschen KMU keine spezielle Soft­ware-Anwendung abseits von Excel und Outlook.

Doch in unzähligen Excel-Listen geht schnell der Über­blick ver­loren. Welche Liste ist gerade aktuell? Wo finden sich welche Informationen? Projekt­management-Soft­ware dagegen macht es Unter­nehmern einfach, alles im Blick zu be­halten – ohne Excel- und Mail-Chaos. Viele Tools orga­nisieren sich in Pro­jekten und dazu­ge­hörigen Auf­gaben. Diese stehen den Nutzern zentral zur Ver­fügung – mit Prioritäten, Timings, Informationen und allen relevanten Dokumenten.

Durch unterschiedliche Ansichten bleibt das große Ganze immer im Fokus: Ob auf einen Blick oder nach Relevanz sortiert. Das Projekt­management-Tool factro bietet dafür beispiels­weise einen Projekt­strukturbaum, ein Kanban Board, ein Gantt Chart und eine Listen-Ansicht für Tabellen­lieb­haber.

Projektmanagement-Software beschleunigt Ent­scheidungen

Wo sind welche Informationen? Welche Doku­mente brauchen die Team­mitglieder für die Be­ar­beitung einer Auf­gabe? Ein Mit­arbeiter hat sich beispiels­weise bereits in eine Auf­gabe ein­ge­arbeitet und gibt sie an ein Team­mitglied ab, das sich damit noch nicht be­schäftigt hat.

In großen oder kleinen Teams kann es inner­halb eines Projektes schnell zu un­gleichen Wissens­ständen kommen. Diese werden meist mit regel­mäßigen Meetings sowie viel „Fragerei“ zwischen den Mit­ar­beitern aus­ge­glichen – immer wieder gehen E-Mails hin und her. Diese Vorgehens­weise ist vor allem eins: enorm zeit­intensiv.

Wie praktisch wäre es, wenn alle Informationen und Dokumente zentral und für jeden zugäng­lich bereit­gestellt werden könnten? Eine Projekt­management-Soft­ware macht genau das. An einem virtuellen Arbeits­platz findet jeder einzelne Mit­arbeiter das, was er braucht. Meetings und Telefonate fallen (zumindest für den all­ge­meinen Prozess­alltag) weg, denn durch die gewähr­leistete Informations-Aktualität in der Software sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen und neusten Stand. So haben Sie mehr Zeit für die tat­sächliche Be­ar­beitung der Auf­gaben.

Wer, was, wann? Volle Klarheit!

Ein Vorgesetzter delegiert Aufgaben an seine Mit­arbeiter. Nicht selten kann es dabei zu Miss­ver­ständ­nissen kommen. Wer ist für was ver­ant­wort­lich? Oft be­ar­beiten mehrere Mit­ar­beiter dieselbe Auf­gabe – oder noch schlimmer: keiner fühlt sich dazu ver­pflichtet. Vor allem, wenn es schnell gehen muss, ist es eine große Heraus­forderung, zwischen­durch auch mal nach links und rechts zu schauen. Was machen die Team­kollegen gerade? Wer ist für die Schritte zu­ständig, die die Grund­lage für die eigene Auf­gabe bilden? Bis wann muss das eigene Pro­jekt-Teil fertig sein?

Mit einer Projekt­management-Software weiß jeder, was er bis wann zu er­ledigen hat. Einzelne Aufgaben – mit Zuständig­keiten, Ver­antwortlich­keiten, Timings, Prioritäten – können einzelnen Personen zu­ge­ordnet werden. Keine Miss­ver­ständnisse, keine Doppel­arbeit, klare Zu­teilungen, optimale Team-Arbeit.

Collaboration pur: Gemeinsam digital arbeiten

Durch Digitalisierung und Globalisierung wird es möglich (oder sogar notwendig), mit Personen zusammen­zu­arbeiten, die nicht direkt am Schreib­tisch nebenan sitzen, sondern sich an einem anderen Stand­ort, ja sogar in einem anderen Land befinden.

Mails, Chats und Video­konferenzen sind dabei nicht immer ziel­führend. Vor allem, wenn Sie mit Mit­ar­beitern zusammen­arbeiten, die viel unter­wegs sind. Der große Vorteil von Projekt­management-Tools ist die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Daten – für jeden einfach zu finden und stets aktuell.

Mit einer Software arbeiten Sie und Ihr Team zeit- und orts­un­ab­hängig. Ihre Er­geb­nisse sind für alle involvierten Personen ein­seh­bar. Fort­schritte sind sichtbar und auf Probleme kann schnell reagiert werden. Cloud-basierte PM-Tools sind zudem nicht einmal mehr an ein Gerät ge­bunden. Auf diese Weise können auch be­fristete oder externe Mit­arbeiter von ihren eigenen Geräten auf die Soft­ware zu­greifen, ohne sich mit einer Installation aus­einander setzen zu müssen.

Transparent kommunizieren und schnell informieren

Durch eine Projektmanagement-Soft­ware fallen natürlich nicht prinzipiell alle Meetings und Konferenzen weg. Bestimmte fach­liche Themen müssen auch weiter­hin persönlich be­sprochen oder er­ar­beitet werden. Doch orga­nisatorische Dinge können in die digitale Welt ver­schoben werden.

Viele Tools bieten eine Kommentar­funktion, die direkt an einzelne Auf­gaben ge­knüpft ist. So findet die Kommunikation nicht „irgendwo“ statt, wo sie keiner mehr findet, sondern genau dort, wo sie relevant ist: Ziel­gerichtet und für alle Beteiligten nach­voll­zieh­bar.

Damit Sie auf dem Laufenden sind und wissen, was in den für Sie relevanten Auf­gaben vor sich geht, bieten Ihnen viele Tools Echtzeit-Benach­richtigungen an. Die Soft­ware ver­sorgt Sie nicht nur mit allen nötigen Informationen und signalisiert Ver­änderungen im Ab­lauf, sondern passt auch für Sie auf.

Wurde der Status einer Auf­gabe ver­ändert? Wurde der Ab­lauf oder Zeit­plan an­ge­passt? Gibt es kritische Auf­gaben, die das gesamte Pro­jekt ge­fährden könnten? Gibt es Termin-Kollisionen? Haben sich Aufwände erhöht, sodass Fristen gefährdet sind? In PM-Tools wie factro können Sie individuell ein­stellen, bei welchen Ereig­nissen Sie informiert werden. Und, ob dies In-App, per E-Mail oder via Push auf Ihr Smart­phone er­folgen soll.

Standards etablieren

Ein wichtiges Ziel in vielen Unter­nehmen: Prozesse standardisieren. Nicht selten tauchen wieder­kehrende oder ähnliche Pro­jekte auf. In den meisten Fällen werden diese von Grund auf neu ge­plant.

Um doppelte Arbeit zu ver­meiden und aus Er­fahrungen zu lernen, ist eine Vorlage­funktion im Bereich der Projekt­management-Software äußerst wertvoll. Viele Pro­jekte wie eine Firmen­feier oder die Jahres­haupt­versammlung müssen nur ein­mal ge­plant werden und können dann immer wieder nach dem­selben Schema um­ge­setzt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern ver­bessert die Vor­gehens­weise auch jedes Mal wieder ein Stück.

Projektmanagement-Software: Einfach und intuitiv muss es sein!

Entscheidend bei einer Projekt­management-Soft­ware sind nicht nur die Funktionen, sondern auch die Nutzer­freundlich­keit. Eine Soft­ware, die theoretisch zwar alle nötigen An­for­derungen und Funktionen erfüllt, aber in der Praxis nicht ge­nutzt wird, weil sie zu kompliziert in der Hand­habung ist, hilft keinem Team weiter.

Aus diesem Grund sollte ein PM-Tool intuitiv be­dien­bar sein. Die hohe Praxis­orientierung eines Tools sorgt dafür, dass Sie nach der Ein­führung direkt ein­steigen können – ohne zeit­auf­wändige Schulungen oder Work­shops.

Sichere Daten

Daten­schutz ist bei einer Projekt­management-Soft­ware ein wichtiges Thema. Und das zu Recht, denn vor allem Unter­nehmen ar­beiten oft mit sensiblen personen­bezogenen Daten, die ausnahms­los ge­schützt werden müssen – sowohl Daten von Kunden, als auch Mit­ar­beitern.

Bei Projekt­management-Tools spielt dabei besonders der Server-Stand­ort, also der Ort, an dem die Daten ge­sichert werden, eine wichtige Rolle. Zu beachten ist, dass beispiels­weise amerikanische An­bieter auf Servern außer­halb der EU hosten und damit nicht un­mittel­bar DSGVO-konform und schon gar nicht BDSG-neu-konform sind.

Legen Sie also Wert auf Daten­schutz nach euro­päischen beziehungs­weise starken deutschen Daten­schutz­standards, sollten Sie vor allem den Server-Standort und die individuellen Daten­schutz­be­stimmungen Ihres An­bieters unter die Lupe nehmen.

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