Buchung

Die meisten Menschen kennen den Begriff der Buchung aus dem allgemeinen Sprachgebrauch heraus. In der Regel wird eine Buchung mit einem Ein- oder Ausgang auf dem Girokonto in Verbindung gebracht, manchmal ebenfalls beim Buchen einer Urlaubsreise. In erster Linie hat die Buchung allerdings im Rahmen der Buchführung von Unternehmen eine wichtige Aufgabe.

Worum handelt es sich bei einer Buchung?

Die Buchung wird definiert als Erfassung eines Geschäftsvorfalls, die schriftlich erfolgt und im Rahmen der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens vorgenommen wird. Die Buchung ist somit ein wichtiger Teil der gesamten Buchführung. Sämtliche Geschäftsvorgänge, die im Unternehmen stattfinden, werden demzufolge mit einer Buchung festgehalten. Dabei kann es sich beispielsweise um den Kauf eines Computers oder auch die Gehaltszahlung an das Personal handeln. Geschäftsvorfälle sind demzufolge bestimmte Ereignisse, die eine Buchung auslösen. Wichtig zu wissen ist, dass die Buchung stets auf mindestens zwei Konten stattfindet. Dies wird auch als doppelte Buchführung bezeichnet. Angesprochen werden mit einer Buchung immer die Seiten Soll und Haben.

Wie ist eine Buchung aufgebaut?

Die Buchung folgt bestimmten Grundsätzen, die zum Beispiel im HGB und insbesondere in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) festgehalten sind. Einer dieser Grundregeln ist, dass Forderungen stets beleghaft durchzuführen sind. Darüber hinaus ist es vorgeschrieben und auch für das Unternehmen sehr wichtig, dass die Buchungen sich auf die zugehörige Geschäftsperiode beziehen. Dabei müssen stets zwei Seiten eines Kontos bzw. zwei verschiedene Konten als Minimum angesprochen werden.

Welchen Zweck haben Buchungen?

Der wesentliche Sinn und Zweck einer Buchung ist bereits im Gesetz bestimmt. Er besteht darin, dass Unternehmen durch Buchungen ihre Geschäftstätigkeit nachweisen und dokumentieren können. Dies wiederum dient Externen und dem Unternehmen selbst zur Kontrolle und zu Überprüfungen. So kann beispielsweise nur dann eine Betriebsprüfung ordnungsgemäß durchgeführt werden, wenn die entsprechenden Buchungen nachvollzogen werden können.

Darauf wiederum basiert die Steuerberechnung, denn das Ermitteln der Körperschaftsteuer und anderer Steuern ist nur auf Basis von Buchungen möglich. Das Unternehmen selbst kann anhand der Buchungen ablesen, welche Einnahmen und Ausgaben es gab und in welchem Verhältnis diese zueinander standen bzw. im aktuellen Geschäftsjahr stehen. Auf Basis der Buchungen können so Pläne gefasst oder Strategien angepasst werden, die sich auf die entsprechenden Geschäftsvorfälle beziehen.

Die Buchungen im Beispiel

Wer nicht besonders fit in der Buchführung ist und mit Buchungen allgemein wenig anfangen kann, dem hilft es sicher, sich die Funktionsweise von Buchungen anhand eines Beispiels zu verdeutlichen. Dazu wird im Beispiel davon ausgegangen, dass ein Möbelhaus vor einigen Wochen einem Kunden zwei Schränke zum Gegenwert von insgesamt 1.200 Euro verkauft hat. Bisher hat der Käufer die Rechnung allerdings noch nicht beglichen, sodass die Zahlung offen ist. Dies wiederum führt dazu, dass das Möbelhaus gegenüber dem Endkunden eine Forderung in Höhe von 1.200 Euro hat.

Heute allerdings hat der Kunde den vereinbarten Kaufpreis gezahlt und somit die offene Forderung beglichen. Aus den Vorgängen ergeben sich Buchungen, von denen zwei Konten betroffen sind. Zum einen handelt sich dabei um das aktive Konto „Forderungen“ und zum anderen um das ebenfalls aktive Konto mit der Bezeichnung „Bank“. In diesem Fall handelt es sich um einen sogenannten Aktivtausch. Trotzdem findet die Buchung in dem Fall mit Soll und Haben statt, denn der Buchungssatz lautet:

Bank 1.200 Euro an Forderungen 1.200 Euro

In dem Fall würde das Konto Bank im Soll geführt und das Konto Forderungen im Haben.