Gutschrift buchen

Im Alltag gibt es in Deutschland viele Tausend Gutschriften an Kunden, die von Unternehmen vorgenommen werden. Hintergrund sind oftmals zurück gesendete Waren, wobei der entsprechende Kaufbetrag dem Kunden bereits belastet wurde. In solchen Fällen nehmen Unternehmen aufgrund der Rücksendung oftmals sofort eine Gutschrift vor, die natürlich beim Unternehmen verbucht werden muss.

Wann werden Gutschriften gebucht?

Im Geschäftsleben gibt es zahlreiche Situationen, in denen Kunden beispielsweise beschädigte, defekte oder falsche Waren erhalten. Der weitere Vorgang sieht normalerweise so aus, dass der Kunde die Ware dann an den Lieferanten bzw. Händler oder Verkäufer zurücksendet. Grund können zum Beispiel Beschädigungen, fehlerhafte Verpackungen oder ein Nichtgefallen der Ware sein. Die meisten Unternehmen haben eine eigene Abteilung, die sich um die sogenannten Retouren kümmert.

Zum Geschäftsprozess gehört dann auch, dass die Kunden – nach oder ohne Prüfung – eine Gutschrift erhalten. Meistens findet diese auf dem Kundenkonto statt, allerdings nur unter der Voraussetzung, dass sich der Käufer zuvor für eine Vorauszahlungsmethode entschieden hat. Dies sind für gewöhnlich:

• Überweisung (vor Warenversand)
• Online-Bezahldienste wie PayPal
• Zahlung per Kreditkarte

Wurde der Betrag dem Kunden also bereits belastet, findet anschließend seitens des Unternehmens die Buchung der Gutschrift statt.

Gutschriften manuell oder automatisch buchen

Je nachdem, um welches Unternehmen es sich handelt und ebenfalls in Abhängigkeit von der Branche, können Gutschriften entweder manuell oder automatisch verbucht werden. Soll eine automatische Verbuchung der Gutschrift erfolgen, passiert das allerdings nur unter der Voraussetzung, dass tatsächlich der gesamte Betrag zurückgebucht werden soll. Ein Konfliktpunkt ist in dem Zusammenhang oftmals, wer die Versandkosten für die Rücksendung der Ware trägt. Meistens ist es das Unternehmen, sodass der Gutschriftsbetrag unter Umständen höher als der Rechnungsbetrag ist. Dann würde entweder ein automatisches Verfahren greifen oder es findet eine manuelle Buchung der Gutschrift statt.

Ebenfalls manuell werden Gutschriften meistens dann verbucht, wenn das Unternehmen Retouren etwas strenger handhabt. Das bedeutet, dass zuvor genauer geprüft wird, ob der Kunde überhaupt das Recht besitzt, die Ware zurückzusenden und dementsprechend eine Gutschrift zu fordern. In der Regel gibt es diesbezüglich keine Probleme, da die meisten Unternehmen mit Rücksendungen und den entsprechenden Gutschriften relativ kulant umgehen.

Gutschriften: Wie lautet ein möglicher Buchungssatz?

Wie bereits zu Beginn erwähnt, muss die Buchung einer Gutschrift bei dem entsprechende Unternehmen natürlich in den jeweiligen Konten buchhalterisch erfasst werden. Wie ein solcher Prozess laufen kann, möchten wir an einem folgenden Beispiel verdeutlichen.

In diesem Fall hat der Kunde über das Internet beim Händler ein Smartphone bestellt. Aufgrund einer fehlerhaften Verpackung wurde dieses beim Transport allerdings beschädigt, sodass ein Riss im Display zu sehen ist. Aus dem Grund sendet der Kunde das Smartphone an den Online-Händler zurück. Dieser stellt allerdings fest, dass das Display des Smartphones nicht nur aufgrund des Transports einen Riss enthielt, sondern bereits zuvor einen Defekt hatte. Daher entscheidet sich der Online-Händler, das Smartphone ebenfalls zurückzusenden, und zwar an den Hersteller. Aus diesen zwei Vorgängen ergeben sich die folgenden Buchungen:

Empfang der Rücksendung durch den Kunden

HW-Erlöse 800 Euro (Kaufpreis Smartphone)

Umsatzsteuer 152 Euro

an Lieferforderungen 952 Euro

14.05.

3300 Lieferverbindlichkeiten € 1.200,-

an 5010 HW-Einsatz € 1.000,-

• 2500 Vorsteuer € 200,-

Rücksendung durch den Online-Händler an den Lieferanten

Lieferanten-Verbindlichkeiten 952 Euro

an HW-Einsatz 800 Euro

+Vorsteuer 152 Euro

Auf diese Weise würden dann in zwei Fällen Gutschriften gebucht werden, nämlich einmal auf das Kundenkonto und im weiteren Verlauf auf das Konto des Onlinehändlers, denn am Ende der Kette steht der Hersteller, der ein zumindest teilweise defektes Display im Smartphone ausgeliefert hatte.