Spesen

Den Begriff der Spesen haben zumindest zahlreiche Angestellte schon einmal gehört oder damit zu tun gehabt. Es handelt sich dabei um spezielle Ausgaben, die in der Regel vom Arbeitgeber erstattet werden und die der Arbeitnehmer im ersten Schritt selbst tragen und somit vorstrecken muss. In unserem Beitrag erfahren Sie, worum es sich bei Spesen handelt. Ferner gehen wir darauf ein, welche Art Spesen es gibt, wie die Spesenabrechnung funktioniert und welche Punkte zu beachten sind.

Worum handelt es sich bei Spesen?

Allgemein gesagt handelt es sich bei Spesen um Ausgaben seitens eines Arbeitnehmers, die anschließend vom Arbeitgeber erstattet werden. Meistens sind solche Mitarbeiter von Spesen betroffen, die sich über einen längeren Zeitraum außerhalb des Arbeitsplatzes aufhalten. Im engeren Sinne zählen nur solche Ausgaben als Spesen, die in Verbindung mit einer Dienstreise stehen. Dann haben betroffene Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Reihe notwendiger Ausgaben vom Arbeitgeber erstatten zu lassen.

Welche Beispiele gibt es für Spesen?

Es gibt einige typische Beispiele, welche Kosten und Aufwendungen in den Bereich der Spesen fallen. Wir zuvor bereits erwähnt, geht es dabei insbesondere um Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, wie zum Beispiel:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Nebenkosten der Geschäftsreise

Zu den Fahrtkosten zählen beispielsweise Bahntickets oder auch Flugtickets, falls die Dienstreise an einen weiter entfernten Ort geht. Zu den Verpflegungskosten zählen in erster Linie Kosten für die Nahrungsaufnahme, beispielsweise für ein Geschäftsessen in einem Restaurant. Übernachtungskosten erklären sich ohnehin von selbst, wie zum Beispiel Hotelkosten. In die Rubrik der Reisenebenkosten fallen zum Beispiel Gebühren für Parkplätze oder für einen Mietwagen, der am Ort der Dienstreise in Anspruch genommen werden muss.

Steuerliche Behandlung von Spesen

Spesen stehen in der Regel in enger Verbindung mit der Möglichkeit, diese steuerlich geltend zu machen. Freiberufler und Selbständige haben dazu die Gelegenheit, falls die entsprechende Geschäftsreise eine Dauer von mindestens acht Stunden hat. Der Grund besteht darin, dass bei einer geringeren Dauer der Geschäftsreise davon ausgegangen werden kann, dass die entsprechenden Personen sich ausreichend Zuhause fühlen können und auch nicht an einem anderen Ort übernachten müssen. Bei einer Geschäftsreise von mehr als acht Stunden kann ein Spesensatz von zwölf Euro pro Tag angegeben werden. Handelt es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise, ist es möglich, für den vollem Kalendertag einen Spesensatz von 24 Euro steuerlich geltend zu machen. Darüber hinaus können für Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 Euro angegeben werden.

Die Spesenabrechnung

Damit Arbeitnehmer ihre Kosten in Form der Spesen erstattet bekommen, muss eine sogenannte Spesenabrechnung erstellt werden. Der wesentliche Inhalt besteht darin, dass dort die anfallenden Kosten im Detail aufgeführt werden. Sie geben in der Spesenabrechnung also beispielsweise an, was ein Mittagessen gekostet hat und welcher Preis für die Übernachtung angefallen ist. Je nach Arbeitgeber ist es zudem notwendig, der Spesenabrechnung entsprechende Belege beizufügen, beispielsweise die Quittung eines Hotels.

Können Spesen gekürzt werden?

Mitunter kommt es vor, dass Sie als Arbeitnehmer nicht die vollen Kosten in Form der Spesen erstattet bekommen, sondern eine Kürzung stattfindet. Dafür kann es mehrere Gründe geben. Der Hauptgrund für die Kürzung der Spesen ist, dass die Basis für die Zahlung der Spesen entweder in vollem Umfang oder zum Teil entfällt. Das wiederum kann zum Beispiel eintreten, wenn der Mitarbeiter zu bestimmten Mahlzeiten eingeladen worden ist und sich dementsprechend nicht selbst verpflegen musste. Die Kürzung der Spesen unterliegt einer pauschalen Regelung. Diese besagt, dass entsprechend 20 Prozent für das Frühstück und 40 Prozent jeweils für das Mittag- und das Abendessen gekürzt werden können.